1. Az alkalmazás adatvédelmi alapelve
A szoftver helyi működésre és adattakarékosságra épül. Minden importált KIR- és KRÉTA-adat az intézmény gépén marad, és nincs automatikus felhőfeltöltés.
2. Az intézmény adatkezelői szerepe
Az intézmény határozza meg, hogy milyen személyes adatokat, milyen célból és milyen jogosultságokkal kezel a KAPOCS alkalmazásban. Az intézmény felel a jogalapokért, az érintettek tájékoztatásáért, a felhasználói hozzáférésekért, a helyi mentésekért és az adatmegőrzési szabályokért.
3. A szoftver készítőjének szerepe
Budai Ádám E.V. a szoftver készítője és licencadója. Normál használat során nem fér hozzá az intézmény tanulói és alkalmazotti adataihoz. Támogatás során, az intézmény utasítása és a konkrét körülmények alapján adatfeldolgozói szerepbe kerülhet; ez nem jelenti azt, hogy minden támogatási esetben automatikusan azonos jogi szerep áll fenn.
4. Importált KIR- és KRÉTA-adatok
Az importfájlok tanulói, alkalmazotti, osztály-, csoport-, terem- és órarendi adatokat tartalmazhatnak. A beolvasás és feldolgozás a helyi gépen történik; a szoftver ezeket nem továbbítja automatikusan a készítőnek vagy más felhőszolgáltatásnak.
5. Helyi adatbázis
Az alkalmazás helyi adatbázist használ. Az adatbázis helyét, hozzáférési jogosultságait, mentését és törlését az intézmény informatikai és adatvédelmi szabályai szerint kell kezelni.
6. Offline licencelés
A licenc offline licencfájllal működik. Nincs online licencellenőrzés, ezért a licenc érvényesítéséhez az alkalmazás nem küld intézményi adatokat külső szerverre.
7. Frissítések
A szoftverfrissítés nem jár az intézményi adatbázis, a KIR- vagy KRÉTA-exportok, illetve más intézményi adat automatikus továbbításával. Frissítés előtt az intézménynek ajánlott ellenőrzött biztonsági mentést készítenie.
8. Telemetria és automatikus adatküldés hiánya
- nincs telemetria;
- nincs automatikus hibajelentés;
- nincs használati statisztika küldése;
- nincs online licencellenőrzés;
- nincs automatikus felhőfeltöltés.
9. Technikai támogatás
A támogatás e-mailben, telefonon vagy az intézmény által kezdeményezett távoli segítségnyújtással történhet. Kizárólag a probléma megoldásához szükséges adat kezelhető, az intézmény tudtával és kezdeményezésére.
10. Távoli segítségnyújtás
AnyDesk alapú hozzáférés csak az intézmény kifejezett kezdeményezésére, aktív közreműködésével és ellenőrzése mellett történhet. A munkamenet során csak a támogatási feladat elvégzéséhez szükséges felületek és adatok tekinthetők meg.
11. Támogatás során önkéntesen átadott fájlok
Az intézmény önkéntesen adatbázist, Excel-fájlt, képernyőképet, hibajelentést vagy naplófájlt adhat át. Ezek kizárólag az intézmény kezdeményezésére, tudtával és a támogatási feladathoz szükséges mértékben kezelhetők.
Törlési határ: a támogatási ügy lezárását követően legfeljebb 30 nap.
12. Adatbiztonsági ajánlások az intézmények számára
- egyedi felhasználói fiókok és megfelelő operációsrendszer-jelszavak használata;
- naprakész operációs rendszer és kártevővédelem;
- titkosított, hozzáférés-védett biztonsági mentés;
- a KAPOCS-adatokhoz hozzáférők körének rendszeres felülvizsgálata;
- adathordozók és támogatásra átadott fájlok biztonságos kezelése;
- kilépő munkatársak jogosultságainak haladéktalan visszavonása.
13. Incidenskezelés
Adatvédelmi vagy informatikai incidens gyanúja esetén az intézmény saját incidenskezelési rendje szerint jár el, megőrzi a szükséges bizonyítékokat és értékeli a bejelentési kötelezettséget. Ha az esemény a szoftver működésével függhet össze, a készítő a technikai kivizsgálásban együttműködik.
14. Kapcsolattartás
Adatvédelmi és technikai kérdésben Budai Ádám E.V. a [email protected] e-mail-címen és a +36 30 516 6608 telefonszámon érhető el. Hatálybalépés: 2026. július 14.