1. Mely alkalmazásokra vonatkozik?
Ez a tájékoztató a KAPOCS Terepi Leltár Android-alkalmazás (csomagnév: hu.kapocs.leltar) és a KAPOCS Leltár Windows-központ adatkezelését ismerteti. A rendszer intézményi Excel-nyilvántartások ellenőrzésére, helyszíni leltározásra és az eredmények visszaadására szolgál.
A mobilalkalmazás a párosított központból letöltött adatokkal offline is használható. A rögzített események és fényképek szinkronizáláskor a Windows-központba kerülnek. A helyi működés ezért nem jelenti azt, hogy az adatok soha nem hagyják el a telefont.
2. Ki felel az adatokért?
A leltárban kezelt személyes adatok célját, jogalapját, hozzáféréseit és megőrzési idejét az alkalmazást használó intézmény mint adatkezelő határozza meg. Az intézmény feladata az érintettek saját adatkezelési körülményeknek megfelelő tájékoztatása.
A fejlesztő a licencelés és ügyfélkapcsolat adatait saját szolgáltatásához kezeli. A leltáradatbázist nem kapja meg automatikusan. Ha támogatás céljából az intézmény személyes adatokat ad át, a felek az adott feladatnak megfelelően rendezik a hozzáférés és szükség esetén az adatfeldolgozás feltételeit.
3. Milyen adatok szerepelhetnek a rendszerben?
- Leltáradatok: intézmény, leltározási ciklus, eszközmegnevezések, eszköz- és leltári számok, vonalkódok, gyári számok, mennyiségek és leltárkörzetek.
- Személyhez kapcsolható adatok: a forrásnyilvántartásban szereplő felelős vagy használó, a leltározó megjelenített neve, valamint a megjegyzésekben vagy fényképeken szereplő személyes adatok.
- Rögzítések: ellenőrzési eredmények, eltérések, megjegyzések, fényképek, eseményazonosítók, időpontok és szinkronizálási állapotok.
- Kapcsolati adatok: a Windows-központ hálózati címe és tanúsítványadata, párosítási és hozzáférési adatok, véletlenszerű alkalmazástelepítés-azonosító, készülékgyártó és -modell, operációsrendszer- és alkalmazásverzió.
Ezek a leltár azonosíthatóságát, a jogosult eszközök hozzáférését, az ismételt adatküldés biztonságos feldolgozását és az ellenőrzési előzmények követhetőségét szolgálják. Csak a leltározáshoz szükséges megjegyzést és képet rögzítse; kerülje személyek és más bizalmas dokumentumok fényképezését.
4. Kamera, képek és engedélyek
A kameraengedély a párosítási QR-kód és az eszközcímkék beolvasásához, valamint fényképes jelzés készítéséhez szükséges. A vonalkód-felismerés a készüléken történik. A kamera előnézete nem kerül videófelvételként a leltárba.
A felhasználó által rögzített vagy kiválasztott fénykép a jelzés részeként tárolódik, és szinkronizáláskor a párosított központba kerül. Az alkalmazás a kiválasztott képet átméretezve, újrakódolva kezeli; az eredeti EXIF-metaadatokat nem másolja át.
A hálózati és helyi hálózati hozzáférés a központtal való kapcsolathoz kell. A „leltárkörzet” a nyilvántartásban szereplő munkaterület, nem GPS-helymeghatározás. Az alkalmazás nem kér GPS-, mikrofon-, névjegyzék- vagy SMS-hozzáférést. A rezgés a beolvasási visszajelzést szolgálja.
Az engedélyek az Android alkalmazásbeállításaiban visszavonhatók; ilyenkor az érintett funkció nem használható.
5. Párosítás, adatátvitel és címzettek
A QR-párosítást az intézmény Windows-központjában kell kezdeményezni. A telefon a párosítás során kapott központtal hitelesített HTTPS-kapcsolatban kommunikál. A letöltött leltár helyben használható, a rögzített események a szinkronizálás során kerülnek átadásra. A feldolgozást és az eltérések értékelését a központ végzi.
A leltáradatok címzettje a párosított Windows-központ és az ott hozzáférésre jogosult intézményi felhasználók. Az exportokat, mentéseket és megosztott fényképeket az a személy vagy szervezet kapja meg, akinek az intézmény azokat átadja. A QR-kódot, hozzáférési adatokat és mentéseket ne tegye nyilvánossá.
A telefon párosításának visszavonása megszünteti a további jogosult központi hozzáférést; nem törli automatikusan a telefonon már tárolt másolatot.
6. Licencelés, frissítések és külső szolgáltatások
A Windows-alkalmazás online aktiválást és licencellenőrzést használ. Ezekhez a licencdokumentum, az intézmény OM-azonosítója, a számítógép neve, a telepítés és aktiválás azonosítói, az alkalmazásverzió, valamint a hitelesítést szolgáló nyilvános kulcs és aláírt kérésadatok továbbítása szükséges a licencszolgáltatás felé. A frissítési szolgáltatás a kiadások lekérését és letöltését biztosítja. E kapcsolatok nem igénylik a leltáradatbázis vagy a fényképek automatikus feltöltését a fejlesztőhöz.
A mobilalkalmazás nem tartalmaz hirdetési felületet vagy saját használatistatisztika-küldő funkciót. A beépített vonalkódolvasó helyi képfeldolgozásra szolgál. A Google Play általi terjesztés, frissítés és a Google által kezelt áruházi diagnosztika külön szolgáltatás; erről a Google adatvédelmi tájékoztatója ad információt.
A weboldal megnyitása, e-mailes kapcsolatfelvétel, szerződés, licencelés, számlázás és támogatás szolgáltatói adatkezelését a Adatkezelési tájékoztató ismerteti, a szolgáltatókkal, megőrzési időkkel és jogalapokkal együtt. A weboldal sütijei nem azonosak a mobilalkalmazás adattárolásával.
7. Tárolás és védelem
A mobil a leltárt és rögzítéseit az alkalmazás helyi tárhelyén tárolja. A párosítási titkok védelméhez az Android Keystore szolgáltatását használja. A hálózati átvitel titkosított. A helyi leltáradatbázis külön alkalmazásszintű titkosítását ez a védelem nem jelenti.
A mobilalkalmazás saját adatainak Android-felhőmentése és rendszereszközök közötti automatikus átvitele le van tiltva. A felhasználó által külön létrehozott export és biztonsági mentés ettől független másolat.
Az intézmény feladata a képernyőzár, a hozzáférések, a Windows-gép, a hálózat és a mentések védelme. Elveszett telefon esetén a központban vonja vissza a párosítást, és kövesse az intézmény incidenskezelési eljárását.
8. Megőrzés és törlés
A leltáradatok megőrzési idejét az intézmény határozza meg a leltározási, iratmegőrzési és egyéb alkalmazandó kötelezettségei alapján. A szinkronizálás vagy a leltár lezárása önmagában nem törli az összes helyi adatot.
Telefon: az Android Beállítások → Alkalmazások → KAPOCS Terepi Leltár → Tárhely → Adatok törlése művelettel, illetve az alkalmazás eltávolításával törölhető az alkalmazás helyi adatállománya. A menüpontok elnevezése készülékenként eltérhet. Előtte szinkronizáljon, és ellenőrizze a központi átvételt: a még át nem adott rögzítések elveszhetnek.
Központ és másolatok: a telefon adatainak törlése nem törli a Windows-központban, exportokban vagy mentésekben szereplő adatokat. Ezek megőrzését és törlését az intézmény kezeli. A licenc lejárata sem jelent automatikus adattörlést.
A mobilalkalmazásban nincs önálló nyilvános felhasználóifiók-regisztráció; a hozzáférés intézményi párosítással történik. Törlési vagy hozzáférési kéréssel a leltárt kezelő intézményhez fordulhat. A fejlesztőnek támogatáshoz önkéntesen átadott fájlok törlési határideje az ügy lezárását követő legfeljebb 30 nap; a kapcsolódó levelezésre és szerződéses adatokra a weboldali adatkezelési tájékoztató megőrzési szabályai vonatkoznak.
9. Kérdések, kérelmek és panasz
Az alkalmazandó feltételek szerint kérhet tájékoztatást, hozzáférést, helyesbítést, törlést vagy korlátozást; jogosult lehet tiltakozásra és adathordozhatóságra. A hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez adott hozzájárulás visszavonható. Az intézmény jogszabályi megőrzési kötelezettsége korlátozhatja az azonnali törlést.
Az intézményi leltáradatokkal kapcsolatban az intézményhez, a fejlesztő saját adatkezelésével és az alkalmazás technikai működésével kapcsolatban a [email protected] címre írjon. Ne küldjön teljes adatbázist, QR-kódot vagy hozzáférési titkot egy egyszerű tájékoztatáskérés mellékleteként.
Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (https://www.naih.hu), illetve bírósághoz fordulhat.
10. A tájékoztató változásai
A tájékoztatót a szoftver és az adatkezelési folyamatok változásakor frissítjük. A mindenkori változat ezen az oldalon olvasható. A bevezetőben szereplő dátum és verzió segít azonosítani a dokumentumot.